Políticas de privacidad

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos generales en esta materia:

El responsable del tratamiento de sus datos personales es SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S, sitio Web https://www.sep.edu.co/

Contacto: secretaria@sep.edu.co Infraestructura física: Cra 23C No 63-63 Esquina Palogrande Manizales – Caldas – Colombia Teléfonos: (6) 885 0164 – 320 6325827 – 320 6325829

A través de esta política, SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la actividad que desarrolla la organización hayan suministrado datos personales (en adelante “Titular de la información”).

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual para la vinculación a cualquier servicio o producto ofrecido por SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S El titular de la información registra o entrega su información de manera libre y voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones.

SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero el tratamiento. SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S exige al encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos. Ya que en la organización se cuenta con información de menores de edad y se realizara el respectivo manejo según el artículo 7. Derechos de los niños, niñas y adolescentes de la ley 1581:2012 y articulo 12. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes del decreto 1377:2013.

Al final del presente documento, se encuentra el Procedimiento de Tratamiento y Protección de Datos Personales de SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S para su consulta.

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S.

Al momento en que nos de su autorización para la recolección y tratamiento de sus datos personales, los mismos podrán usarse para Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable, elaboración de cotizaciones de nuestros servicios y productos; análisis de información; inteligencia de mercados; envío de información acerca de nuestros servicios, productos, promociones, eventos, alianzas y ofertas, comunicación con los responsables de los estudiantes o causahabientes de los mismos respecto a los estados financieros con la organización y ausentismo que se presente por parte del mismo, mejoramiento del servicio, entre otros.

Utilizar la dirección de correo electrónico y/o número de teléfono fijo o celular, aplicaciones de mensajería instantánea en smartphone y mensajes de texto para informar respecto a nuestros servicios y productos, contactarlo para eventos y actividades de mercadeo, comunicaciones relacionadas con la prestación de nuestros servicios, estados de pago de nuestros clientes en los casos de programas financiados e información académica y/o normativa referente al proceso formativo de los estudiantes. En los envíos que se realicen por correo electrónico se encontrará los avisos de privacidad y confidencialidad de la información, podrá optar por no recibir ningún tipo de mensaje por parte de nosotros, dando click al vínculo que se encuentra al final de la comunicación.

En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, se le comunicará de manera clara los mecanismos puestos a su disposición de habeas data para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.

El alcance de la autorización comprende la facultad para que SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S le envíe mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información de eventos y demás información relativa al portafolio de servicios de la organización, a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil o fijo.

Se informa al Titular de la información, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la organización. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la organización cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

• Ser informado por la organización, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento la organización o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento mínimo una vez al mes.

Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información:

Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, usted puede realizar la consulta a través de correo electrónico en secretaria@sep.edu.co. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S, con el nombre completo del titular de la información, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto en el respectivo formato suministrado por SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S según el medio de solicitud del titular de la información (físico o electrónico).

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S relacionados con la protección de datos, usted puede realizar la solicitud a través de correo electrónico en secretaria@sep.edu.co. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S, con el nombre completo del titular de la información, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.

Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular de la información presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.

Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento, incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a través de análisis de vulnerabilidades. El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

Como es del conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente segura ni puede garantizarse dicho extremo, el usuario asume el hipotético riesgo que ello implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario tener todos los controles de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación hacia nuestro sitio web.

SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S ha implementado mecanismos de seguridad para la gestión de los datos de manera segura y confiable; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento, en la cual si SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S identifica la fuente y responsable del acceso no autorizado a sus bases de datos con datos personales se presentara la debida denuncia y/o demanda según los términos de los artículos 269A, 269D y 269F de la ley 1273 de 2009.

Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimento obligatorio para el sitio web de SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S, https://www.sep.edu.co/ y de aquellos que a futuro se adquieran o se desarrollen.

SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S solicita los datos necesarios para la oferta de servicios y productos vinculados a su portafolio, igualmente para la interacción con sus clientes, así como aquella requerida por el gobierno para el proceso de facturación y pago.

Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través del registro en nuestro sitio web, entre otros, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio o producto relacionado. Sólo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información, puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.

El periodo de permanencia de información de los datos personales del titular de la información en las bases de datos será de diez (10) años.

SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular de la información después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

El titular de la información, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S, puede suministrar esta información a las organizaciones vinculadas y aliadas y a las organizaciones judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por la gerencia general y actualizada mínimo una vez al año cuando se realice una revisión por la dirección de SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S en caso de ser necesario o realizar anexos que disponga la ley.

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través del correo electrónico secretaria@sep.edu.co, Infraestructura física: Cra 23C No 63-63 Esquina Palogrande Manizales – Caldas – Colombia y Teléfonos: (6) 885 0164 – 320 6325827 – 320 6325829 las cuales se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y decreto 1377 de 2013. Diligenciadas en el formato diseñado por SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S para este tipo de requerimientos.

Licencia de funcionamiento Resolución 564 03 de mayo de 2012, expedida por Secretaria de educación de Manizales como institución para el trabajo y desarrollo humano.

LEONARDO DE JESÚS BENÍTEZ MORA.
Representante Legal.
SISTEMAS EDUCATIVOS PERSONALIZADOS SEP S.A.S

Publíquese y cúmplase
Jueves 04 de Enero de 2018 en la ciudad de Manizales – Caldas